私は非IT企業の会社員で、仕事でExcelのデータ集計をすることが多いです。職場の人に公開する資料は、XLOOKUP・テーブル・パワークエリの3つを使って作っています。
この記事では、私がこの3つを「3種の神器」と呼んでいる理由と、使い始めたきっかけを紹介します。
それぞれの基本的な使い方は、ほかのサイトに詳しい解説があるので、そちらをご覧ください。このブログでは、私が実務で使っている便利な使い方や小技を紹介していきます。
きっかけは会社のOffice 365導入
以前、会社のPCに入っていたのはExcel 2016でした。PCの入れ替えでOffice 365（現在のMicrosoft 365）になり、XLOOKUPなどの新しい関数が使えるようになりました。
3つを使うようになったのは、会社全体でOffice 365を導入したことが大きいです。
なお、XLOOKUPはExcel 2019以前では使えません。Microsoft 365か、Excel 2021以降が必要です。
1. XLOOKUP：VLOOKUPより便利なので使い始めた
Office 365になってXLOOKUPが使えるようになり、VLOOKUPより便利だったので使い始めました。私が便利だと感じている点は2つです。
- 見つからなかったときの表示を関数の中で指定できるので、IFERRORで囲まなくてよい
- 検索する列より左にある列の値も取り出せる
困った点もありました。VLOOKUPのように、範囲を指定して「何列目を取り出すか」を数字で指定することができません。これは、XLOOKUPを2回使うことで解決しています。
2. テーブル：遅さ対策で調べて、ミス防止にも役立った
テーブルは、資料の遅さをどうにかできないかと調べていたときに使い始めました。使ってみると、遅さの対策以外にも良い点が2つありました。
- 1つのセルの式を変えると、列全体に反映される。式の直し漏れや、行によって式が違うというミスを防げる
- 「A1」のようなセル番地ではなく、「[日付]」のように列の名前で式を書けるので、何を計算しているのかが読みやすい
書類を作るときは、前月のExcelやマスターのExcelをコピーして使うことが多いと思います。コピー元には式が入っていますが、式が入っている行より多くデータを貼り付けると、はみ出た行には式が入りません。
以前、他部署が作ったExcelで、この間違いを見つけたことがあります。今月は先月より件数が多く、増えた行に式が入っていなかったため、データが狂っていました。
テーブルにしておけば、データを貼り付けたときにテーブルが自動で広がり、式も自動で入ります。
3. パワークエリ：資料が固まる問題を解決した
私が扱うデータは数十万行あります。職場の人が使う資料では、A1セルのプルダウンで十数か所の拠点から1つを選ぶと、その拠点の数字が表示される仕組みにしています。
以前は拠点を切り替えるたびに、画面下のステータスバーに「計算中」と表示され、Excelが止まっていました。職場の人から「遅い」という声があり、値だけを貼り付けたExcelを別に用意して対応していました。
職場の人の時間を奪っていたので、何とか速くできないかと調べて使い始めたのがパワークエリです。パワークエリとテーブルを使うようにしてから、拠点を切り替えても「計算中」で止まることはなくなりました。
3つの使い分け
| 場面 | 使っている機能 |
|---|---|
| 職場の人に公開する資料 | XLOOKUP・テーブル・パワークエリの3つすべて |
| 自分で少し使うとき | XLOOKUPくらい |
まとめ
私の3種の神器は、XLOOKUP・テーブル・パワークエリです。Office 365の導入をきっかけに使い始め、職場の人が使う資料が「計算中」で止まらなくなりました。
今後は、この3つを実務で使うときの便利な使い方や小技を、別の記事で紹介していきます。記事ができしだい、このページにリンクを追加します。
