【Excel】テーブルは設定するだけ｜一手間で増えるメリットと注意点

テーブルは、表を選んで設定するだけの、手間とも言えないほどの一手間で使えます。それだけで、式の入れ漏れが防げたり、範囲を直さなくてよくなったりと、メリットがたくさん増えます。

一度使うと、普通の表には戻れなくなるほど作業効率が上がります。

この記事では、テーブルの設定方法と、設定するだけで増えるメリット、使っていて気づいた注意点を紹介します。例の表は説明のために作ったもので、数字は架空です。

テーブルにする方法

表の中のどこか1つのセルを選んでから、次のどちらかをします。

「テーブルの作成」の画面が出たら、範囲が合っているかを確認します。表の1行目が項目名なら、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れて［OK］を押します。

これだけでテーブルになります。

以下では、次の売上データを例にします。金額の列は、単価×数量の式です。

テーブルの列に式を入れると、その列の下の行にも自動で同じ式が入ります。行を足したときも、式は自動で入ります。式を下までコピーする必要がないので、入れ漏れが起きません。

以前、他の部署が作ったExcelで、こんな間違いがありました。前の月のファイルをコピーして、今月のデータを貼り付けていたのですが、今月はデータの行数が多く、式が入っている行より下にはみ出していました。はみ出した行には式がないので、その行は計算されていませんでした。

テーブルにしていれば、貼り付けた行にも自動で式が入るので、このような間違いは起きません。

テーブルのすぐ下にデータを貼り付けると、テーブルの範囲が自動で広がります。項目名のすぐ下から、今の行数より多いデータを貼り付けた場合も、同じように範囲が広がります。前の月のデータの上に今月のデータを貼り付けるような使い方でも大丈夫です。

増えた行には、日付や桁区切りの「,」、背景色などの書式も自動で付きます。元のデータの書式が優先されることもあるので、そのときは値だけを貼り付けてください。

ただし、今月のデータが前の月より少ないと、下に前の月の行が残ってしまいます。貼り付ける前に、前の月のデータを行ごと削除しておいてください。テーブルの中で削除したい行を選び、右クリックで［削除］→［テーブルの行］を選ぶと削除できます。

XLOOKUPなどの式で、範囲をテーブルの列で指定しておくと、データが増えても式の範囲を直す必要がありません。例えば、この売上データのテーブル名が「売上」なら、商品の列は「売上[商品]」と書けます。

=XLOOKUP(A2,売上[商品],売上[金額])

テーブル名は、［テーブルデザイン］タブの「テーブル名」で変えられます。最初は「テーブル1」のような名前になっているので、中身が分かる名前にしておくと、式が読みやすくなります。

私は、パワークエリで読み込むときにどのテーブルか分かりやすいように、テーブル名を変えています。

テーブルの中で式を入れるとき、同じ行のセルをクリックすると、次のように列名で式が入ります。

=[@単価]*[@数量]

「単価×数量」だと式を見ただけで分かるので、後から見直すときも読みやすくなります。

列名の書き方に慣れていない場合は、今までどおり =C2*D2 のようにセルで指定しても問題ありません。どちらの書き方でも、式は列の下まで自動で入ります。

テーブルにすると、見出しの行に▼のボタンが付きます。ここから並べ替えると、テーブル全体が並べ替わります。初めから範囲が決まっているので、並べ替えるたびに範囲を選ぶ必要がありません。

下にスクロールして見出しの行が見えなくなると、列の「A」「B」「C」が表示されている場所に、テーブルの項目名が表示されます。ウィンドウ枠の固定をしなくても、どの列が何の項目か分かります。

ただし、表示されるのは、テーブルの中のセルを選んでいるときだけです。

テーブルにすると、表が1行おきに色の付いた縞模様になります。色やデザインは、［テーブルデザイン］タブの「テーブルスタイル」から選ぶだけで変えられます。自分で色を塗り直す必要はありません。

［テーブルデザイン］タブの「集計行」にチェックを入れると、テーブルの一番下に集計行が出ます。集計行のセルを選ぶと▼が出て、合計や平均などを選べます。

普通の表で一番下に合計の行を作っていると、データの行数より多く貼り付けたときに、合計の行を上書きしてしまいます。テーブルの集計行なら、行数より多く貼り付けても行が追加され、集計行は下にずれます。私が試したところ、集計行の上に貼り付けても、集計行は上書きされずに一番下に残りました。

テーブルでは、同じ項目名を使えません。例えば「数量」が2つあると、後の方は自動で「数量2」に変わります。他のファイルや式で項目名を使っている場合は、名前が変わっていないか確認してください。

同じシートにテーブルが並んでいると、シートの行番号や列番号を選んで挿入・削除しようとしても、できないことがあります。

その場合は、テーブルの中で右クリックして、挿入・削除を選ぶとできます。

XLOOKUPの使い方は、こちらの記事で紹介しています。