Excelの関数はたくさんありますが、実務でよく使う関数は結局限られていると感じていました。そこで、実務で使っているExcel6ファイルについて、どの関数や機能を使っているかを数えてみました。
数えたのは、社内用にしっかり作り込んだファイルです。社内の誰でも閲覧でき、軽くて速いこと、そして正確であることを重視しています。
数えた結果
6ファイルで使っていた関数・機能は、全部で33種類でした。1つのファイルで使っているのは、8〜19種類です。
XLOOKUPは、通常の使い方のほかに「バイナリサーチ」「クロス表検索」「近似一致」を分けて数えています。
| 使っているファイル数 | 機能 | 関数 |
|---|---|---|
| 6ファイル | テーブル | IF SUM SUMIFS XLOOKUP |
| 4ファイル | パワークエリ | LET |
| 3ファイル | プルダウン（データの入力規則） | IFERROR IFS MAX XLOOKUPのバイナリサーチ |
| 2ファイル | 条件付き書式 | AND TEXT XLOOKUPの近似一致 XLOOKUPのクロス表検索 |
| 1ファイル | 名前の管理 連動する2つのプルダウン | CHOOSECOLS COLUMNS COUNTIFS FILTER INDEX ISNUMBER LAMBDA MAKEARRAY OR REGEXTEST ROUNDDOWN・ROUNDUP TEXTJOIN UNIQUE VSTACK |
6ファイル全部で使っているのは5つ
6ファイルすべてで使っていたのは、XLOOKUP、SUMIFS、IF、SUM、テーブルの5つだけでした。
XLOOKUPは、表から値を取り出すときに必ず使っています。VLOOKUPから乗り換えて便利だったことは、こちらの記事で紹介しています。
SUMIFSは、条件をつけて合計するときに使っています。SUMIFは使っておらず、条件が1つでもSUMIFSを使っています。
テーブルも全部のファイルで使っています。式が自動で入り、範囲を列名で書けるからです。
半分くらいのファイルで使っているもの
3〜4ファイルで使っていたのは、パワークエリ、LET、プルダウン、XLOOKUPのバイナリサーチ、IFS、IFERROR、MAXです。
パワークエリは、データが多いファイルで使っています。大量のデータをまとめて軽くする方法は、こちらの記事で紹介しています。
1ファイルだけで使っているもの
33種類のうち16種類は、1つのファイルでしか使っていませんでした。REGEXTEST、VSTACK、MAKEARRAYなど、必要になったときだけ使う関数です。
分かったこと
33種類を使っていても、3ファイル以上で使っている12種類で、使用回数全体の約7割になりました。
よく使う関数は限られているので、まずはXLOOKUP、SUMIFS、IF、SUM、テーブルの5つを使えるようにしておけば、多くの資料に対応できると思います。そのうえで、データが多い資料ではパワークエリを使います。
XLOOKUP、テーブル、パワークエリについては、こちらの記事でもまとめています。
まとめ
- 実務の6ファイルで使っていた関数・機能は33種類
- 6ファイル全部で使っていたのは、XLOOKUP、SUMIFS、IF、SUM、テーブルの5つだけ
- 33種類のうち16種類は、1ファイルでしか使っていない
- 3ファイル以上で使っている12種類で、使用回数の約7割
- まずはよく使う5つから覚えればよい
